De nieuwe werkkostenregeling (WKR) regelt welke kosten van een personeelsbijeenkomst, personeelsuitje of studiedag met aansluitende barbecue in de vrije ruimte mogen en dus onbelast aan de werknemers verstrekt mogen worden. Dit zorgt regelmatig voor vragen, omdat bij deze evenementen vaak niet helemaal te definiëren valt of het een zakelijke karakter heeft of dat het amusement op de voorgrond staat.

Eén belangrijke regel is: drankjes en snacks op kantoor zijn altijd onbelaste vergoedingen. Dus geeft u een feestje op de werkvloer op één van uw locaties waar werknemers werken, dan kunt u kleine snacks en drankjes dus aanbieden zonder deze vrije ruimte opmaken. Is de bijeenkomst op een externe locatie moeten deze kosten altijd tot de vrije ruimte geteld worden. Een uitzondering geldt bij een seminar of congres dat u zelf voor uw medewerkers organiseert en waarbij het studieaspect duidelijk aangeeft dat het een zakelijke bijeenkomst is.

Maar wat gebeurt er als na de studiedag nog een uitje word aangeboden door u als werkgever? Deze moet dan wel in de vrije ruimte. De Belastingdienst geeft aan dat personeelsevenementen opgeknipt moeten worden in een deel met consumptief karakter en een deel met zakelijk karakter. De kosten voor beide delen dient u in uw administratie inzichtelijk te maken, dus voor een deel in de vrije ruimte te boeken en voor het zakelijke deel bijvoorbeeld als gerichte vrijstelling bij een congres.
Organiseert u een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, dan hoeft u de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten.

Let op: nodigt u uitzendkrachten of freelancers ook uit voor uw evenement, kunt u de kosten voor deze groepen niet in de vrije ruimte onderbrengen. Het zijn geen medewerkers, maar zakelijke relaties, en daarom moet de eindheffing voor verstrekkingen aan zakelijke relaties toepassen. Als de kosten per persoon minder dan € 136 in totaal bedragen, is het eindheffingstarief 45 %. Zijn de kosten hoger moet u met 75 % eindheffing rekening houden.