Het najaar is een ideale tijd om op te ruimen, nieuwe strategieën te bedenken en uw administratie bij te houden. Daarom geven wij u deze maand tips om met effectief document management uw boekhouding op orde te krijgen.

Checklist met verbeterpunten:

Analyseer met onderstaande checks welke processen verbeterd kunnen worden:

  • Worden uw documenten conform de wet opgeslagen? De Belastingdienst kan tot 10 jaar terug documenten van bedrijfsactiviteiten bij u opvragen. Sommige documenten moeten 10 jaar lang worden bewaard.
  • Stel vast welke documenten regelmatig binnen komen. Bepaal vervolgens hoe deze worden verwerkt en wie voor de afhandeling van deze documenten verantwoordelijk is.
  • Wordt de administratie wekelijks bijgehouden? Op deze manier houd u overzicht over uw inkomsten en uitgaven en kunt u eventueel bijsturen. Uiteindelijk hebt u meer tijd beschikbaar dan wanneer u oude facturen en bonnetjes in één keer moet sorteren.
  • Heeft u alle belangrijke documenten ook online beschikbaar in het geval van een brand of als u buiten kantoor bent? Als u documenten in de cloud opslaat, kunt u met mobiele devices overal en altijd erbij. Als u papierenadministratie fijn vindt, zorg in ieder geval voor een elektronische kopie.
  • Hebben alle collega’s en medewerkers online toegang tot relevante documenten? U heeft weinig aan online documenten als uw medewerkers er niet bij kunnen vanwege beperkte gebruikersrechten.
  • Zijn de geautomatiseerde processen in uw bedrijf aan elkaar gekoppeld? Voor maximale effectiviteit is het van belang dat uw software oplossingen met elkaar kunnen praten, anders gaat veel kostbare tijd verloren.

Selectie en implementatie

Bepaal welke verbeterpunten het meeste rendement opleveren en wat ze kosten. Maak een lijstje met prioriteiten en bepaal een opleverdatum.

Wilt u weten hoe u met weinig tijd en geld een perfecte administratie kunt voeren? Neem dan contact met ons op.