Administratieblog2016-11-19T09:58:23+00:00

Lees maandelijks de administratieblog!

Het laatste nieuws uit de wereld van financiën, belastingen, ondernemersvragen en tips voor werkgevers.

411, 2015

11 tips voor de huur van een bedrijfspand

By |november 4th, 2015|0 Comments

  1. Denk goed na over het huurdoel. Huur alleen op de groei als u zeker bent van die groei.
  2. Neem al een deskundige in de arm in het beginstadium, voorafgaand aan de contractonderhandelingen.
  3. Sluit een ROZ-contract af waarin ook de plichten van de verhuurder duidelijk staan vermeld.
  4. Let op de afspraken buiten het standaardcontract.
  5. Laat ook uw gevoel meespreken bij de keuze voor een verhuurder.
  6. Als u snel kunt verhuizen, kom dan een korte opzegtermijn overeen. Maar nooit korter dan zes weken. Wie stabiliteit wil, doet goed aan een langlopend contract met een jaar opzegtermijn.
  7. Bevestig alles schriftelijk en bewaar de correspondentie.
  8. Let op dat de in het contract naar inflatiecorrectie geïndexeerde jaarlijkse huurverhoging niet wordt overschreden.
  9. Noteer uw water- en energieverbruik of vraag de verhuurder om een kopie van de opgave van de energieleverancier.
  10. Blijf altijd communiceren met de verhuurder, voorkom een conflict.
  11. Zeg op tijd op, volgens het contract.

Bron: De Zaak

2110, 2015

Kerst 2015: Aandachtspunten Werkkostenregeling en BTW

By |oktober 21st, 2015|0 Comments

Het is alweer eind oktober. Nu gaat het met grote stappen richting de kerst. Dat is altijd een mooie gelegenheid om uw medewerkers te bedanken voor hun inspanningen in het afgelopen jaar. Bij het kopen van kerstpakketten moet u voor de belasting dit jaar met de Werkkostenregeling (WKR) rekening houden.

Volgens de WKR mag uw bedrijf 1,2 % van de fiscale loonsom van 2015 in de vrije ruimte onderbrengen. Dit betekent dat u dit bedrag kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. De kerstpakketten vallen ook in de vrije ruimte van uw WKR budget. Uitgaven voor kerstpakketten worden dus vanaf dit jaar in mindering gebracht op uw vrije ruimte. Boven deze grens betaald u een eindheffing van 80 %. Dit kan dus duur uitpakken, dus houdt uw mogelijkheden binnen de vrije ruimte goed in de gaten.

Gebruikelijkheidstoets

Daarnaast moet u bij het geven van een kerstpakket ook rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. De uitgave voor een kerstpakket mag niet meer dan 30% afwijken van wat er in uw branche voor soortgelijke geschenken gebruikelijk is. Als de Belastingdienst vindt dat u te veel van de norm afwijkt, dan moet de Belastingdienst wel kunnen aantonen dat de verstrekking in uw sector niet gebruikelijk is.

BTW

De BTW over kerstpakketten en andere relatie- en verjaardagcadeaus is tot een drempelbedrag van € 227 excl. BTW per ontvanger aftrekbaar.

610, 2015

Effectief document management

By |oktober 6th, 2015|0 Comments

Het najaar is een ideale tijd om op te ruimen, nieuwe strategieën te bedenken en uw administratie bij te houden. Daarom geven wij u deze maand tips om met effectief document management uw boekhouding op orde te krijgen.

Checklist met verbeterpunten:

Analyseer met onderstaande checks welke processen verbeterd kunnen worden:

  • Worden uw documenten conform de wet opgeslagen? De Belastingdienst kan tot 10 jaar terug documenten van bedrijfsactiviteiten bij u opvragen. Sommige documenten moeten 10 jaar lang worden bewaard.
  • Stel vast welke documenten regelmatig binnen komen. Bepaal vervolgens hoe deze worden verwerkt en wie voor de afhandeling van deze documenten verantwoordelijk is.
  • Wordt de administratie wekelijks bijgehouden? Op deze manier houd u overzicht over uw inkomsten en uitgaven en kunt u eventueel bijsturen. Uiteindelijk hebt u meer tijd beschikbaar dan wanneer u oude facturen en bonnetjes in één keer moet sorteren.
  • Heeft u alle belangrijke documenten ook online beschikbaar in het geval van een brand of als u buiten kantoor bent? Als u documenten in de cloud opslaat, kunt u met mobiele devices overal en altijd erbij. Als u papierenadministratie fijn vindt, zorg in ieder geval voor een elektronische kopie.
  • Hebben alle collega’s en medewerkers online toegang tot relevante documenten? U heeft weinig aan online documenten als uw medewerkers er niet bij kunnen vanwege beperkte gebruikersrechten.
  • Zijn de geautomatiseerde processen in uw bedrijf aan elkaar gekoppeld? Voor maximale effectiviteit is het van belang dat uw software oplossingen met elkaar kunnen praten, anders gaat veel kostbare tijd verloren.

Selectie en implementatie

Bepaal welke verbeterpunten het meeste rendement opleveren en wat ze kosten. Maak een lijstje met prioriteiten en bepaal een opleverdatum.

Wilt u weten hoe u met weinig tijd en geld een perfecte administratie kunt voeren? Neem dan contact met ons op.

909, 2015

Wijzigingen salarisverwerking vanaf 2016

By |september 9th, 2015|0 Comments

Vanaf 1 januari 2016 komen er een tweetal wijzigingen voor de salarisadministratie. Deze komen voort uit de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) die sinds 1 juli van kracht is. Deze wet is bedoeld om constructies aan te pakken die zijn opgezet om regels en cao-afspraken te omzeilen.

Netto wettelijk minimumloonbedrag niet meer contant

Vanaf 1 januari 2016 zijn werkgevers verplicht om het netto wettelijk minimumloonbedrag giraal aan hun werknemers uit te keren. U mag het salaris dus niet meer volledig contant uitbetalen. Het loon moet worden overgemaakt naar een rekening die op naam van uw werknemer staat. Het is vanaf volgend jaar ook niet meer toegestaan om via inhoudingen of verrekeningen (bijvoorbeeld voor huisvesting) onder het voor de werknemer geldende minimumloon te komen. Op deze website van de Rijksoverheid vindt u de actuele bruto bedragen voor het wettelijke minimumloon vanaf 1 juli 2015.

Uitsplitsen van kosten op loonstrook

De tweede wijziging betreft onkosten die een medewerker voor zijn werk maakt. Deze kosten moeten vanaf 1 januari op de loonstrook uitgesplitst worden. Het is niet meer mogelijk om meerdere onkostenvergoedingen in één bedrag uit te keren. Het doel van iedere onkostenvergoeding moet apart op de loonstrook vermeld worden, zoals bijvoorbeeld “gereedschappen” of “kosten verhuizing”.

2508, 2015

Voorkomen en reageren: langdurig ziekteverzuim

By |augustus 25th, 2015|0 Comments

Het ziekteverzuimpercentage in Nederland kwam in het jaar 2014 gemiddeld op 3,8 % uit. Per 1000 werknemers zaten in 2014 dus 38 mensen vanwege een langdurige ziekte thuis. Dit komt overeen met de cijfers uit 2013. Volgens Willem van Rhenen, Professor Engagement and Productivity aan Nyenrode en directeur Onderzoek en Ontwikkeling bij ArboNed is 40 tot 50 procent van dit verzuim van psychische aard. Dit heeft te maken met de focus van de Nederlandse arbeidsmarkt op dienstverlening en de prestatiecultuur in deze werkomgeving. Daarom geven wij deze maand tips hoe u als werkgever psychische klachten kunt voorkomen en op langdurig ziekteverzuim moet reageren.

Voorkomen is beter dan genezen

Als werkgever kunt u proberen signalen van een mogelijke burn-out vroeg te zien. Houdt uw werknemers in de gaten en ga naar of ze zakelijk en privé te veel stress ervaren. Ga met hun in gesprek over hun situatie en probeer te helpen. Laat de werknemer het tempo bepalen en leg niet te veel werkdrukte op iemand die stress ervaart. Stel haalbare korte termijn doelen en zorg voor een positieve sfeer op kantoor.

Met een verzuimregistratie en voortgangsgesprekken kunt u monitoren wat voor soort verzuim er is en bij wie het uit welke redenen voorkomt.

Laatste stap is ontslag

Het is belangrijk om goed in contact te blijven met je zieke werknemer. U hebt als werkgever een verplichting voor de re-integratie van uw werknemer. De concrete stappen zijn vastgelegd in het Wet Poortwachter.

In het uiterste geval van langdurig ziekteverzuim is alleen nog maar ontslag mogelijk. Per 15 juli 2015 is het ontslagrecht bij ziekteverzuim gewijzigd. Er zijn nu twee mogelijkheden: Bij frequent ziekteverzuim kunt u een ontslagaanvraag indienen bij de kantonrechter. De rechter moet dan onderzoek doen naar de omstandigheden van de vele ziekmeldingen. Hierbij kijkt de rechter naar de oorzaken bij de werknemer maar ook mogelijke fouten van de werkgever.

Is er sprake van langdurig verzuim moet u een ontslagaanvraag indienen bij UWV. Het UWV beoordeelt deze door te kijken of u de Wet Poortwachter hebt opgevolgd.

608, 2015

Tot 30 september btw in EU terugvragen

By |augustus 6th, 2015|0 Comments

Voor in een lidstaat van de EU gedane inkopen van producten of diensten moet u in Nederland zelf de btw berekenen en als intracommunautaire verwerving afdragen. Hebt u in 2014 goederen of diensten in de EU afgenomen? Dan kunt u de hiervoor betaalde btw op deze website van de Belastingdienst terugvragen. Het aanvragen van de hiervoor benodigde inlogcode duurt 4 weken, dus het is nu zaak om deze zo snel mogelijk te regelen!

U kunt ook de btw terugvragen over in het buitenland gemaakte kosten, bijvoorbeeld voor een hotelovernachting of benzine tijdens een zakenreis.

Er gelden wel drempelbedragen. Het bedrag dat u na afloop van een jaar terugvraagt moet hoger zijn dan € 50 per kalenderjaar. Vraagt u tijdens het kalenderjaar btw terug voor een periode van minimaal drie maanden dan moet het btw-bedrag minimaal € 400 zijn. Over bedragen lager dan deze drempel beslist het EU-land, waaruit u de btw terugverlangt, of deze aanvraag in behandeling wordt genomen.
Als u de goederen of diensten gebruikt voor belaste omzet, dus als u ze aan uw eigen klanten doorverkoopt, kunt u de btw gelijk als voorbelasting aftrekken. U betaalt dan per saldo niets.

1507, 2015

Algemene voorwaarden: wat moet erin staan?

By |juli 15th, 2015|0 Comments

Algemene voorwaarden zijn onmisbaar om de rechten en plichten van u en uw klanten vast te leggen. Het is niet voor iedere ondernemer verplicht om deze op te stellen. Maar wel verstandig omdat u onduidelijkheden vermijdt en niet met iedere klant opnieuw afspraken hoeft te maken. Het is wel wettelijk vereist dat de voorwaarden redelijk zijn. Hiervoor zijn een “zwarte lijst” en een “grijze lijst” opgesteld waarin precies is vastgelegd welke bepalingen u niet mag opnemen.

Verder moet u de condities aan de klant verstrekken voordat u aan de slag gaat met uw werkzaamheden (informatieplicht). U kunt de algemene voorwaarden bijvoorbeeld achter uw offerte zetten en via de email verstrekken. De wederpartij kan dan uitdrukkelijk of stilzwijgend met de algemene voorwaarden instemmen.
Inhoud is over het algemeen: offerte, transport, levertijd, aansprakelijkheid, betalingstermijn, afwikkeling van geschillen, beëindiging van overeenkomst en garanties van uw diensten/ producten.

Het is belangrijk om uw algemene voorwaarden te laten checken door een juridisch adviseur. U kunt passende voorbeelden van algemene voorwaarden bijvoorbeeld bij uw branchevereniging verkrijgen.
Daarna is het verstandig om uw voorwaarden bij de Kamer van Koophandel te deponeren. In geval van een conflict kan dit helpen, omdat u kunt aantonen dat uw niets tussentijds gewijzigd hebt.

707, 2015

Personeelsfeesten en bijeenkomsten – welke kosten zijn belast onder de WKR?

By |juli 7th, 2015|0 Comments

De nieuwe werkkostenregeling (WKR) regelt welke kosten van een personeelsbijeenkomst, personeelsuitje of studiedag met aansluitende barbecue in de vrije ruimte mogen en dus onbelast aan de werknemers verstrekt mogen worden. Dit zorgt regelmatig voor vragen, omdat bij deze evenementen vaak niet helemaal te definiëren valt of het een zakelijke karakter heeft of dat het amusement op de voorgrond staat.

Eén belangrijke regel is: drankjes en snacks op kantoor zijn altijd onbelaste vergoedingen. Dus geeft u een feestje op de werkvloer op één van uw locaties waar werknemers werken, dan kunt u kleine snacks en drankjes dus aanbieden zonder deze vrije ruimte opmaken. Is de bijeenkomst op een externe locatie moeten deze kosten altijd tot de vrije ruimte geteld worden. Een uitzondering geldt bij een seminar of congres dat u zelf voor uw medewerkers organiseert en waarbij het studieaspect duidelijk aangeeft dat het een zakelijke bijeenkomst is.

Maar wat gebeurt er als na de studiedag nog een uitje word aangeboden door u als werkgever? Deze moet dan wel in de vrije ruimte. De Belastingdienst geeft aan dat personeelsevenementen opgeknipt moeten worden in een deel met consumptief karakter en een deel met zakelijk karakter. De kosten voor beide delen dient u in uw administratie inzichtelijk te maken, dus voor een deel in de vrije ruimte te boeken en voor het zakelijke deel bijvoorbeeld als gerichte vrijstelling bij een congres.
Organiseert u een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, dan hoeft u de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten.

Let op: nodigt u uitzendkrachten of freelancers ook uit voor uw evenement, kunt u de kosten voor deze groepen niet in de vrije ruimte onderbrengen. Het zijn geen medewerkers, maar zakelijke relaties, en daarom moet de eindheffing voor verstrekkingen aan zakelijke relaties toepassen. Als de kosten per persoon minder dan € 136 in totaal bedragen, is het eindheffingstarief 45 %. Zijn de kosten hoger moet u met 75 % eindheffing rekening houden.

506, 2015

Wanneer geldt het noodzakelijkheidscriterium?

By |juni 5th, 2015|0 Comments

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle ondernemingen. Begin dit jaar is ook het WKR onderdeel noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Deze vorm van een gerichte vrijstelling regelt dat gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen niet in de vrije ruimte vallen als deze voor het werk “nodig” zijn. Om “noodzakelijk” te zijn volgens het noodzakelijkheidscriterium moeten diverse voorwaarden vervuld zijn. Lees meer.
Vijf voorwaarden om aan het noodzakelijkheidscriterium te voldoen:

  1. Bij de gerichte vrijstelling gaat het om gereedschappen, computers of mobiele communicatiemiddelen
  2. U als werkgever hebt zelf vastgesteld dat het gereedschap of ICT-middel redelijkerwijs noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering. U bepaalt dit per werknemer of per groep werknemers. U hoeft dit tijdens een controle niet te bewijzen, tenzij het om een werknemer gaat die tegelijkertijd bestuurder of commissaris van het bedrijf is
  3. De werknemer(s) moeten het hulpmiddel daadwerkelijk gebruiken voor hun werk en teruggeven zodra deze niet meer nodig zijn
  4. De verstrekking of terbeschikkingstelling moet als eindheffingsloon worden aangewezen. Dit is een voorwaarde die voor alle gerichte vrijstellingen geldt
  5. De kosten voor de verstrekking of terbeschikkingstelling worden door de werkgever betaald en mogen niet worden doorberekend aan de werknemer.

Hebt u nog vragen hierover? Neem dan contact met ons op.

105, 2015

Welke feestdagen hebben mijn werknemers dit jaar recht op?

By |mei 1st, 2015|0 Comments

​Met koningsdag begint dit jaar weer het feestseizoen in Nederland. Vanaf nu is er bijna iedere week een feestdag. Dit is voor werkgevers natuurlijk minder voordelig, dus vraagt u zich wellicht af of deze feestdagen ook voor uw bedrijf wettelijk verplicht zijn.

27 april Koningsdag
Koningsdag is een nationale feestdag. De overheid heeft bepaald dat u als werkgever met uw medewerkers zelf een regeling moet treffen in de arbeidsovereenkomst of cao. De meeste bedrijven zijn op Koningsdag echter gesloten, uw medewerkers hebben dan betaald vrij.

5 mei Bevrijdingsdag
Bevrijdingsdag is net als Koningsdag een nationale feestdag. In veel cao’s is vastgelegd dat er eens in de 5 jaar een vrije dag is, dus in 2010 en 2015 enzovoort. Hebt u geen cao dan kunt u als werkgever zelf bepalen of u 5 mei vrij geeft.

14 mei Hemelvaart
Hemelvaartsdag is een officiële vrije feestdag. Overheidsinstellingen en bedrijven zijn verplicht gesloten. Mocht u een winkel hebben en is het voor u wel heel aantrekkelijk om op Hemelvaartsdag open te zijn, kunt u dat op basis van de 12-zondagen-per-jaar regeling doen. Het zou wel kunnen dat u uw personeel een toeslag moet betalen.

25 mei Tweede Pinksterdag
Pinksteren zijn er twee officiële vrije dagen. De eerste Pinksterdag valt altijd op een zondag. De tweede Pinksterdag is op een maandag waar uw personeel dus vrij heeft. Heeft u een onderneming in de horeca dan kan het natuurlijk wel van belang zijn om toch open te gaan. Hiervoor zijn er afspraken vastgelegd in de cao voor de horeca, hoe uw medewerkers voor deze vrije dag gecompenseerd worden.

704, 2015

DGA kan gebruikelijk loon verlagen door WKR

By |april 7th, 2015|0 Comments

Als directeur-grootaandelhouder (DGA) kunt u uw gebruikelijk loon verlagen met de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die u hebt ontvangen. Onder de werkkostenregeling (WKR) worden namelijk alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon gerekend. Hiervoor telden alleen belaste vergoedingen mee voor de vaststelling van het gebruikelijke loon.

Het gebruikelijke loon voor een DGA is in 2015 vastgesteld op € 44.000. Maakt u bepaalde zakelijke kosten, bijvoorbeeld reis- en verblijfskosten of studiekosten, dan kunt u deze in mindering brengen. Onder de WKR zijn deze kosten namelijk gerichte vrijstellingen. Ze zijn niet belast, maar tellen wel tot het loon. De Belastingdienst heeft dit bevestigd aan BDO Accountants & Belastingadviseurs.

Voorbeeld:

U maakt in 2015 voor € 4.000 studiekosten en ontvangt een onbelaste reiskostenvergoeding van € 2.500. Uw gebruikelijk loon in 2015 moet dus minimaal € 44.000 – € 4.000 – € 2.500 = € 37.500 zijn.

Let op: Reiskosten die u met een auto van de zaak maakt zorgen niet voor een verlaging van het gebruikelijk loon. Deze kosten vallen onder de WKR tot de intermediaire kosten en zijn geen loon.

503, 2015

Parkeren en de WKR

By |maart 5th, 2015|0 Comments

​Als u uw werknemers gratis parkeergelegenheid biedt, zult u hier waarschijnlijk ondanks dat de werkkostenregeling dit sinds 1 januari 2015 moeilijker maakt, niet van af willen wijken.

Wanneer hoeft u zich geen zorgen te maken?

Onder de WKR is terbeschikkingstelling van parkeergelegenheid op de werkplek voor het eigen vervoermiddel van de werknemer geen belast loon. Als fiscale werkplek geldt elke plaats waar uw onderneming op grond van de Arbowet verantwoordelijkheid voor heeft.

Heeft u dus parkeerplekken op uw bedrijfsterrein geldt er een nihilwaardering voor de terbeschikkingstelling ervan.

Heeft de werknemer een auto van de zaak en parkeert hij dit op uw bedrijfsterrein is het ook onbelast omdat er sprake is van intermediaire kosten.

Wanneer moet u wél rekening met belast loon houden?

Is de parkeerplek in een willekeurige parkeergarage heeft uw bedrijf hier geen arboverantwoordelijkheid over. Er is dan geen sprake van parkeren op de werkplek. De kosten voor het parkeren moeten tot het loon geteld worden voor zover dit samen met een eventuele kilometervergoeding boven de € 0,19 per km komt.

Ook de parkeerplaats van de auto van de zaak bij de werknemer thuis is belast als de werknemer de parkeerplaats ook kan gebruiken voor andere vervoersmiddelen. De parkeerplaats moet alleen bedoeld zijn voor de auto van de zaak, bijvoorbeeld via een parkeervergunning op kenteken. Dan zijn het intermediaire kosten en hoeft u deze niet tot de vrije ruimte te tellen.

Let op: parkeergelegenheid die dichtbij de werkplek is hoort niet altijd tot de fiscale werkplek. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de parkeergarage onder het bedrijfspand waar uw onderneming kantoor houdt. Dit komt doordat het een gezamenlijke parkeergarage voor het hele bedrijfspand betreft waar uw bedrijf geen arboverantwoordelijkheid voor heeft.

Conclusie: pas op bij het verstrekken van parkeerruimte aan uw medewerker!

602, 2015

Verschillende soorten stagiairs

By |februari 6th, 2015|0 Comments

Er zijn verschillende soorten stagiairs: communicatieve, afwachtende, gemotiveerde, … Maar waar wij het in deze blog over willen hebben zijn de verschillende dienstbetrekkingen die u een stagiaire kunt aanbieden. Dit heeft namelijk invloed op de verzekering van de stagiaire en de afdracht van de loonheffing.

De manier van de beloning bepaalt in welke soort dienstbetrekking de Belastingdienst uw stagiaires indeelt. Er zijn drie smaken mogelijk: echte, fictieve of geen dienstbetrekking. U bent niet verplicht om een stagiair een stagevergoeding te geven. Een onkostenvergoeding is wel gebruikelijk.

Geeft u een beloning per uur dan wordt de overeenkomst eerder als echte dienstbetrekking beschouwd. U bent dan over de stagebeloning alle loonheffingen verschuldigd en de stagiaire heeft recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als uw andere werknemers.

Krijgt de stagiair een vaste stagevergoeding die lager is dan het wettelijk minimumloon, dan is er vaak sprake van een fictieve dienstbetrekking. U betaalt alleen loonbelasting/ premie volksverzekeringen en de werkgeversheffing ZVW. Uw stagiaire is niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en u hoeft dus ook geen premies hiervoor af te dragen. De stagiaire is wel verzekerd voor de Ziektewet (ZW) en de Wajong waardoor u bij ziekte de loon niet door hoeft te betalen.

De hoogte van de stagevergoeding is afhankelijk van het opleidingsniveau. Een gemiddelde stagevergoeding voor een Mbo-stagiaire is bijvoorbeeld € 182 en voor een WO stagiaire tussen € 227 en € 454 per maand. Vaak wordt er ook naar gekeken of het een meeloop- of afstudeerstage is.

Vergoedt u alleen de reiskosten aan de stagiair, dan is er officieel geen dienstbetrekking. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid kan hij soms beroep doen op de Wajong, maar heeft geen recht op een ZW- of andere uitkering.

Succes met uw stagiairs!

512, 2014

Deze maand nog contracten verlengen of opzeggen

By |december 5th, 2014|0 Comments

Vanaf 1 januari 2015 geldt de Wet werk en zekerheid. Heeft u medewerkers met contracten voor bepaalde tijd en lopen deze op of na 1 februari 2015 af? Dan moet u vanaf heden één maand van tevoren schriftelijk aan uw medewerker kenbaar maken of u het contract verlengd of niet. Wilt u een arbeidsovereenkomst dus per 1 februari 2015 opzeggen of verlengen moet u dit tot 31 december van dit jaar doen.

Verder treden op 1 januari de volgende wijzigingen in werking:
Contracten van zes maanden of korter mogen geen proeftijd meer bevatten
Tijdelijke contracten mogen geen concurrentie- of relatiebeding meer bevatten, tenzij u hier een belangrijke reden voor heeft en deze kunt uitleggen in de arbeidsovereenkomst
De mogelijkheid om de loondoorbetalingsverplichting uit te sluiten wordt beperkt. Dit betreft 0 uren contracten. Controleer uw cao om te bepalen of u uw werknemers met 0 uren contracten moet doorbetalen ook al hebt u onvoldoende werk liggen.

1010, 2014

Administratiekantoor 365 is verhuisd en uitgebreid

By |oktober 10th, 2014|0 Comments

Wij zijn verhuisd! Sinds 1 oktober kunt u ons op de 1e Dorpsstraat 22 in Zeist vinden.​ Een​ mooie kantooromgeving die goed met de auto of openbaar vervoer bereikbaar is. U bent altijd welkom voor een kopje koffie!

Tevens hebben wij deze maand ons team uitgebreid met twee nieuwe collega’s: Jaap Hulsbos en Mathijs Habets. Met hun komst kunnen wij onze klanten nog beter begeleiden en sneller servicen. Welkom in ons team Jaap en Mathijs!

2509, 2014

5 snelle boekhoudtips voor ondernemers

By |september 25th, 2014|0 Comments

Boekhouden is voor de meeste ondernemers geen favoriete bezigheid. Een bijgewerkte boekhouding zorgt voor rust en maakt het nemen van beslissingen eenvoudiger. Met deze 5 boekhoudtips kunt u uw boekhouding in de grip krijgen:

​Besteed het eenvoudige boekingswerk uit. Als ondernemer bent u te duur om uw tijd aan factuurverwerking te besteden.
Zorg ervoor dat inkoopfacturen direct verwerkt worden. U kunt zo werkpieken vermijden en de deadlines voor aangiftes makkelijk redden. Ook wordt u minder snel lastig gevallen omwille van te laat betaalde facturen.
Stel uw verkoopfacturen op een vaste dag aan het begin van de nieuwe maand op. U krijgt uw geld snel binnen en heeft een actueel omzet overzicht van de afgelopen maand.
Verricht zo min mogelijk privé-betalingen en -ontvangsten via de zakelijke bankrekening. Dit beperkt extra werkzaamheden achteraf.
Gebruik uw boekhouding niet alleen voor verantwoording naar de Belastingdienst. Door managementinformatie, liquiditeitsprognoses, een jaarlijkse begroting of vergelijkingen tussen de jaren kunt u nog meer uit uw cijfers halen.

Succes!

1807, 2014

BTW terugvragen van een oninbare vordering

By |juli 18th, 2014|0 Comments

​In een eerdere blog hadden wij het al over creatief debiteurenbeheer. Meestal zal een actief een consequent debiteurenbeleid ertoe leiden dat u geen last hebt van lang openstaande posten. Maar soms gaat een bedrijf failliet en kan zijn schulden niet betalen. Dan kunt u in ieder geval nog de btw voor het destijds aan de fiscus betaalde bedrag terug vragen.

U stuurt binnen een maand nadat duidelijk word dat u de vordering niet meer terug zult krijgen een brief naar uw belastingkantoor. Stuur erbij de documenten waaruit blijkt dat uw klant de factuur niet heeft betaald en dit ook niet meer gaat doen. Dit kan bijvoorbeeld zijn correspondentie tussen uw incassobureau en de debiteur of tussen u en uw klant. Doe ook de factuur in de bijlage indien het factuurdatum, naam en adres van uw afnemer, factuur bedrag en btw bedrag er allemaal op staan. Vermeld deze gegevens anders in uw brief.

Het is niet toegestaan om via een interne creditnota het btw bedrag terug te vorderen. Wel kunt u besluiten om het factuurbedrag via een creditfactuur te verminderen, maar u moet deze creditfactuur dan ook daadwerkelijk aan de debiteur verstrekken.

1606, 2014

Worth it? Scannen en herkennen van boekingsdocumenten

By |juni 16th, 2014|0 Comments

​Scan- en herkentoepassingen zijn een aanvulling op het boekhouden in de cloud. Veel accountants en administratiekantoren hebben deze nieuwe applicaties inmiddels omarmd. Ook Administratiekantoor365 werkt al jaren met TriFact365, één van de pioniers in deze markt. Onze klanten zijn even tevreden met de oplossing als wij. En daarom gaat het: niet alleen goede kwaliteit van de boekhouding leveren, maar ook de klanten zoveel mogelijk moeite, tijd en kosten besparen.
Niet iedereen is al overgestapt op het herkennen van boekingsstukken. “Het bespaart me geen tijd tegenover het handmatig inboeken” is één argument. Of: “Straks komt het elektronisch factureren en dat maakt het herkennen overbodig”. Waar is, dat het nog jaren zal duren voordat elektronisch factureren de overhand heeft in alle branches. Daarnaast kunnen ook andere boekingsdocumenten voor scannen en herkennen in aanmerking komen, met name kassabonnen in de detailhandel en horeca.

Handige extra is ook de archieffunctie van sommige oplossingen, waardoor papieren ordners en dossiers overbodig worden.

Let bij de selectie van een oplossing op de volgende punten:

Herkennen van meerdere factuurregels,
Buitenlandse BTW en vreemde valuta,
Boekingsintelligentie over administraties heen,
Plaats van archiveren,
Koppeling boekhoudsoftware,
Scannen door klanten,
Elektronisch uitwisselen boekingsdocumenten,
Voorbereid op UBL.

505, 2014

Startende medewerker – wat is een passend salaris?

By |mei 5th, 2014|0 Comments

Een starter is iemand die begint aan zijn of haar eerste baan. Starters komen direct van de opleiding en hebben nog geen of weinig werkervaring. U bent op zoek naar een starter, maar hebt nog geen idee wat deze bij u gaat verdienen? Ten eerste gaat u naar of u onder een cao valt. Hierin staan de salarissen per leeftijd en werkniveau precies vastgelegd. Ten tweede bent u ook gebonden aan wettelijke minimumlonen die per leeftijd veranderen en ieder jaar opnieuw aangepast worden.

Daarnaast zijn er verschillende situaties te onderscheiden. Als u voltijd iemand nodig hebt en het functieprofiel is duidelijk, kijkt u naar salaristabellen voor starters in uw branche. Hebt u nog niet voldoende werk liggen voor een fulltime baan kunt u ook met een minimaal aantal uren starten en dit aantal in de loop van het contract laten uitbreiden.

Let erbij erop dat het verschil tussen het start- en eindsalaris niet te groot is. Maak van tevoren ook duidelijke afspraken over de mogelijke groei in salaris en op welk tijdstip binnen uw bedrijf hierover gesprekken gevoerd worden. Als u meerdere medewerkers in dienst hebt is het handig om voor uzelf gelijk een eenvoudig kader op te stellen, waarin het salaris per functie en per aantal werkjaren vastgelegd wordt. Dit kunt u als leidraad gebruiken voor het bepalen van salaris(verhogingen) en voor uitleg hierover.​

703, 2014

Tijdelijke contracten voor 1 juli 2014 aanpassen

By |maart 7th, 2014|0 Comments

Het Wet Werk en Zekerheid is aangenomen. Dit heeft impact op de arbeidscontracten, die u vanaf 1 juli 2014 met nieuwe medewerkers gaat afsluiten. Uw contracten met bestaand personeel blijven rechtsgeldig. De eerste wijzigingen van het wet treden al in minder dan vier maanden in kracht. Hier een overzicht van de belangrijkste veranderingen die binnenkort verplicht zijn:

Vanaf 1 juli mag in contracten voor bepaalde tijd die voor maximaal 6 maanden worden aangegaan geen proeftijd meer opgenomen worden.

In tijdelijke contracten mag u geen concurrentiebeding meer afspreken, tenzij u de bijzondere omstandigheden die een concurrentiebeding voor uw bedrijf absoluut noodzakelijk maken in het contract kunt uitleggen.

U moet medewerkers van wie het contract voor bepaalde tijd afloopt één maand van tevoren schriftelijk informeren of u het contract wel of niet wilt verlengen.

De overige wetswijzigingen omtrent tijdelijke contracten zijn uitgesteld tot 1 juli 2015. Na die tijd geldt ook de kortere ketenbepaling en het nieuwe ontslagrecht.

1902, 2014

Is een elektrische auto ideaal voor de ondernemer?

By |februari 19th, 2014|0 Comments

Je hoort het steeds vaker dat ondernemers tot de groep mensen behoren die nu een elektrische auto aanschaft. Maar wat zijn precies de voordelen (en ook nadelen) die daarbij komen kijken? Ten eerste natuurlijk het positieve effect op het milieu. Verder is over de aanschaf van een elektrische auto geen BPM verschuldigd. De kosten per gereden km zijn bij een elektrische auto ook lager. Verder kunt u gebruik maken van de milieu-investeringsaftrek (MIA). Volgens de MIA-regeling mag u 36 procent van het aanschafbedrag (van maximaal 50.000 euro) aftrekken van de fiscale winst.

Daarnaast hoeft u geen fiscale bijtelling te betalen als u de auto ook privé rijdt en u hem voor 1 januari 2014 gekocht hebt. Als u de auto na deze datum koopt dan betaalt u 4% bijtelling. Dit is duidelijk lager dan bij een benzine of diesel. En u hoeft tot en met 2015 geen motorrijtuigenbelasting (MRB) af te dragen.

Wat zijn de nadelen dan? Het meest gevreesde nadeel voor u als ondernemer is dat u op weg naar een klant bent en uw batterijen opeens leeg blijken te zijn. Het is even wennen aan het rijden met een elektrische auto en bepaald rijgedrag of weersomstandigheden laten de batterijen sneller leeg lopen. Een ander minpunt is dat er nog maar weinig laadpunten langs de snelweg zijn. Ook storingen bij de laadpalen komen nog regelmatig voor. Ten slotte is er nog niet veel bekend over de waardeontwikkeling van elektrische auto’s, mocht u deze in de toekomst weer willen verkopen. ​

3101, 2014

Slim besparen op reis- en autokosten

By |januari 31st, 2014|0 Comments

Als ondernemer kunt u ongetwijfeld kosten besparen als u auto rijdt. Er zijn meerdere smaken mogelijk:

U hebt een privé auto en rijdt deze ook zakelijk

U kent uzelf 19 cent per zakelijk gereden kilometer als vergoeding voor wegenbelasting, brandstof, afschrijving en onderhoud toe.

BTW: De btw op de aankoop is niet aftrekbaar. Wel mag u voor het deel dat u de auto zakelijk hebt gereden de btw voor alle gemaakte onkosten aftrekken. Om de verhouding tussen privé en zakelijk gereden kilometers te weten houdt u een rittenadministratie bij.

U hebt een auto van de zaak of leaseauto en rijdt deze ook privé

Voor u auto van de zaak mag u alle kosten aftrekken die u in verband met de auto maakt: aanschaf, onderhoud, brandstof etc. Als u met de auto privé meer dan 500 km rijdt, moet u wel een fiscale bijtelling bij uw inkomen tellen. Dit is een bepaald percentage van de cataloguswaarde en afhankelijk van het soort brandstof en de zuinigheid van uw auto.

BTW: U kunt de btw op alle kosten aftrekken. Voor het deel dat u de auto privé hebt gebruikt moet u de btw afdragen. Hiertoe houdt u een rittenadministratie bij. Hebt u geen rittenadministratie bijgehouden dient de afgetrokken btw jaarlijks gecorrigeerd te worden met een bedrag ter hoogte van 2,7% van de cataloguswaarde van de auto. Bij auto’s ouder dan vijf jaar voert u een correctie van 1,5% door. ​

2012, 2013

Check voor 2014: Kan uw gebruikelijk loon lager?

By |december 20th, 2013|0 Comments

​Het gebruikelijk loon wordt volgend jaar met € 1.000 verhoogd naar € 44.000. Daarnaast heeft de Commissie van Dijkhuizen voorgesteld om het gebruikelijk loon van 70% op ten minste 90% van het loon van soortgelijke werknemers vast te stellen. Deze maatregel moet € 150 miljoen opleveren. Volgend jaar zal blijken of het kabinet toestemt.

Het is mogelijk om het gebruikelijke loon ieder jaar aan te passen. Voor u als DGA kan het voordelig zijn om uw salaris te verkleinen, omdat de winst in een onderneming veelal minder belast wordt dan de loon.

Er zijn verschillende situaties waarin het gebruikelijk loon lager mag zijn:

U hebt meerdere bv’s en de financiële situatie staat het niet toe om een gebruikelijk loon per bv uit te keren. Omdat u niet in alle bv’s fulltime aan het werk kunt zijn mag het loon per bv dan ook lager zijn dan het gebruikelijke loon. De financiële situatie van de bv’s is leidend voor de hoogte van het loon. Het loon kan dus ook nihil zijn.
Het resultaat van uw bv is geheel afhankelijk van uw werkzaamheden. In dit geval mag u uw loon berekenen als verschil tussen de opbrengsten (management fee’s) en de daarbij horende kosten en lasten.
U bent startende ondernemer of uw bv leidt structureel verlies. U moet aantonen dat voor een soortgelijke dienstbetrekking als werknemer in de markt niet meer betaald wordt.

1911, 2013

Levensloop in 2013 laten uitkeren of niet?

By |november 19th, 2013|0 Comments

Vanaf 2013 kunt u uw levenslooptegoed laten uitkeren en zelf bepalen wat u met dat geld doet. Als u het hele gespaarde bedrag in 2013 opneemt, profiteert u van een aantrekkelijk belastingvoordeel. U kunt over 20 per cent van het bedrag dat u tot en met 31 december 2011 gespaard hebt belastingvrij beschikken. Verder hebt u voor ieder jaar dat u tot 2012 heeft gespaard recht op € 205,- heffingskorting.

Of het nu interessant is om uw levenslooptegoed in 2013 in zijn geheel op te nemen is afhankelijk van uw persoonlijke situatie. De hoogte van het opgebouwde bedrag speelt een rol. Daarnaast is van belang wanneer u met pensioen wilt gaan. Verder is ook goed om te weten dat het levenslooptegoed niet belast is in box 3. Zodra u het uitkeert moet u over dit spaargeld wel belasting in box 3 afdragen. De korting meenemen in 2013 lijkt dus interessant, maar is niet altijd de beste oplossing.

Wij helpen u graag met uw beslissing. Wij stellen hiertoe berekeningen op, om de voor u meest voordelige situatie te evalueren. ​

2810, 2013

Webinars: effectief presenteren en vergaderen

By |oktober 28th, 2013|0 Comments

In de laatste blog had ik het over de scrum: het ochtendlijke meeting waar iedereen zijn planning voor de dag aan zijn team collega’s schetst. Hier zijn wij nog steeds blij mee! Een andere werkmethode waar wij minimaal net zo blij mee zijn zijn de webinars. Ook hier zijn wij enkele weken terug mee begonnen.

Het idee erachter is dat hiermee een dienst of product online aan iemand kan worden gedemonstreerd , zonder dat jij of diegene in de auto hoeft te stappen. Besparing van reistijd is gewenst, want druk zijn wij allemaal. Wij maken voor de webinars gebruik van “Lync” van Office 365. Om deel te nemen hoef je geen klant te zijn van Office 365. Je stuurt de deelnemers een link waarmee ze binnen no-time de online applicatie van Lync gratis kunnen downloaden voor de duur van jouw webinar.

Gesprekspartners kunnen online hun computerscherm delen om iets te laten zien. Wij laten bijvoorbeeld onze portal voor boekingsstukken zien, waar klanten hun facturen kunnen uploaden. Soms hebben klanten nog vragen over de autorisatie of procuratiefunctie van de portal. In een webinar kunnen wij de instellingen heel makkelijk laten zien en een voorbeeld geven. Meestal voegen wij samen met de klant “live” een factuur toe en laten wij zien hoe bepaalde autorisatie/ procuratie instellingen worden toepast en hoe de factuur vervolgens de boekhoudsoftware wordt ingeboekt.

Andere mogelijkheden van de webinar zijn: filmpjes en websites laten zien, chatten en elkaar via de webcam zien (indien gewenst).

Ik zal zeggen: probeer het eens uit! Er zijn meerdere aanbieders in de markt waaruit je kunt kiezen. En wat mij ook opviel: je hoeft geen IT expert te zijn om van deze handige tool gebruik te kunnen maken!

1809, 2013

Wij scrummen!

By |september 18th, 2013|0 Comments

​Bij Administratiekantoor 365 zijn wij altijd op zoek naar nieuwe methodes om ons dagelijks werk en de projecten efficiënter te laten verlopen. Wij werken in de cloud, geven webinars, maken gebruik van een scan- en herken oplossing om niet meer handmatig in te boeken om maar enkele manieren te noemen die ons (werk-)leven makkelijker maken. Sinds enkele maanden hebben wij ons weer een nieuwe trend eigen gemaakt: de scrum.

Wat is het? De scrum is een dagelijkse bespreking van ca. 15 minuten aan het begin van de dag. Elke teamlid beantwoord drie vragen: wat heb ik gisteren gedaan? Wat ga ik vandaag doen? En zijn er nog obstakels op mijn pad? De oorsprong van de scrum ligt in de IT wereld voor het managen van productontwikkelingsprojecten. Doordat IT projecten vaak van scope veranderen kan met de scrum flexibel gereageerd en geanticipeerd worden.

Bij Administratiekantoor 365 hebben wij de ervaring opgedaan, dat de scrum goed toepasbaar is op allerlei bedrijven, ook buiten de IT wereld. Onze dagelijkse meetings zorgen voor meer teamspirit, beter geïnformeerde collega’s en nuttige feedback. Wij houden elkaar scherp en kunnen op prioriteiten focussen. Als er obstakels door collega’s genoemd worden dan helpt de “scrum master” na afloop van de vergadering met het oplossen ervan. De scrums kunnen natuurlijk per bedrijf individueel ingericht worden. De vrijdag is bij ons een uitzondering dan ligt er tijdens de scrum een ander onderwerp op tafel en bespreken we de kansen voor ons bedrijf!​

2208, 2013

Tot 30 september btw in EU terugvragen

By |augustus 22nd, 2013|0 Comments

​Voor in een lidstaat van de EU gedane inkopen van producten of diensten moet u in Nederland zelf de btw berekenen en als intracommunautaire verwerving afdragen. Hebt u in 2012 goederen of diensten in de EU afgenomen? Dan kunt u de hiervoor betaalde btw op de website van de Belastingdienst terugvragen. Het aanvragen van de hiervoor benodigde inlogcode duurt tot 30 dagen, dus het is nu zaak om deze zo snel mogelijk te regelen!

U kunt ook de btw terugvragen over in het buitenland gemaakte kosten, bijvoorbeeld voor een hotelovernachting of benzine tijdens een zakenreis.

Er gelden wel drempelbedragen. Het bedrag dat u na afloop van een jaar terugvraagt moet hoger zijn dan € 50 per kalenderjaar. Vraagt u tijdens het kalenderjaar btw terug voor een periode van minimaal drie maanden dan moet het btw-bedrag minimaal € 400 zijn. Over bedragen lager dan deze drempel beslist het EU-land, waaruit u de btw terugverlangt, of deze aanvraag in behandeling wordt genomen.

Als u de goederen of diensten gebruikt voor belaste omzet, dus als u ze aan uw eigen klanten doorverkoopt, kunt u de btw gelijk als voorbelasting aftrekken. U betaalt dan per saldo niets.

2207, 2013

Hebt u ook al BHVers in de startblokken?

By |juli 22nd, 2013|0 Comments

Deze maand heb ik voor Administratiekantoor 365 een bedrijfshulpverlener (BHV) cursus gevolgd. Voor mij was het persoonlijk een hele nuttige ervaring, maar daarnaast is het voor werkgevers ook wettelijk verplicht. Volgens de Arbeidsomstandighedenwet dient ieder bedrijf in Nederland de bedrijfshulpverlening op basis van een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) in te richten. Het aantal verplichte BHVers komt uit deze analysis voort. Een tot BHVer opgeleide medewerker is verplicht om in het geval van een calamiteit op de werkvloer te handelen.

De scholing duurt meestal een tot twee dagen. In de door mij gevolgde cursus is het blussen van een brand en het reanimeren met en zonder AED apparaat heel praktisch geoefend. Daarnaast is uitgelegd hoe eerste hulp verleend wordt bij verwondingen en wanneer professionele hulp gealarmeerd moet worden. Is uw bedrijf al voldoende voorbereid? Na een arbeidsongeluk op de werkvloer zal er getoetst worden of de medewerkers voldoende getraind waren.​

1306, 2013

Creatief debiteurenbeheer

By |juni 13th, 2013|0 Comments

Uit recent onderzoek binnen het MKB blijkt dat facturen steeds later worden betaald. Het stopzetten van werkzaamheden voor een slecht betalende klant is meestal geen wenselijk optie. Echter, het innen van te laat betaalde facturen blijft lastig. Hier enkele ideeën hoe u slecht betaalgedrag kunt aanpakken:

Als u instemt met een langere betalingstermijn, vraag dan altijd iets terug (maak afspraken over toekomstige samenwerking, vraag hoe u preferred supplier kunt worden).

Overweeg een korting bij tijdige betaling te geven.

Een nieuwe trend: factoring. Factoringbedrijven betalen het factuurbedrag en nemen het debiteurenbeheer over.

Hebt u nog ervaringen/ tips? Deel deze dan met ons!​